Veranstaltungskosten / Pfand

[SFPfullingen]

Moin,

Ich habe mal wieder ein kleines „Problem“...
Letzte Woche habe ich mit unseren Kassenprüfern zusammengesessen und über einem Problem mit der Bar-Kasse gebrütet:

Für die Buchführung nutze ich den seit 2025 vorgeschriebenen Standard-Kontenrahmen SKR42, den ich über einen Link hier im Forum als importierbare XML-Datei in JVerein eingebunden habe.

Konkret geht es um das Konto 63040 „Veranstaltungskosten“. Wie der Name schon vermuten lässt, handelt es sich hierbei um ein Ausgabenkonto. Nun ist es aber so, dass für Veranstaltungen (z. B. Sommerfest oder Weihnachtsfeier) vorher eingekauft wird – unter Anderem Getränke in Pfandflaschen. In der Regel strecken die Einkäufer alles aus ihren privaten Mitteln vor. Damit sie nicht wochenlang auf die Erstattung warten müssen, bekommen sie ihre Auslagen meist beim nächsten Vereinsabend aus der Bar-Kasse erstattet. Die entsprechenden Belege buche ich dann zeitnah auf o.g. Konto 63040 Veranstaltungskosten.

Irgendwann nach der Feier, bringt jemand das Leergut zurück, das Pfand wandert anschließend wieder in die Bar-Kasse. Die entsprechenden Belege habe ich nun auch wieder auf besagtes Konto gebucht, da das Pfand schließlich in den Ausgaben-Belegen enthalten war und die jetzt verbuchte Einnahme ja eigentlich keine Einnahme ist, sondern eben nur eine Erstattung des ausgelegten Flaschenpfandes.

Jetzt das Problem: Da Konto 63040 als reines Ausgabenkonto definiert ist, werden die „Einnahmen“ eben nicht als Einnahmen verbucht, sondern reduzieren lediglich die Summe der Ausgaben! Im Endergebnis stimmt zwar alles, aber in der Auflistung der einzelnen Buchungen tauchen sowohl die kompletten Ausgabenbelege, als auch die Pfandbelege separat auf, sodass die Summe der Einzelbuchungen nicht mit den angezeigten Salden von Einnahmen und Ausgaben übereinstimmen. Es fehlen dort jeweils genau die Pfand-Beträge!

Jetzt gibt es zwei Möglichkeiten: Entweder das Konto 63040 „Veranstaltungskosten“ müsste gleichzeitig als Einnahmen- und Ausgabenkonto definiert werden können (was aber im Programm derzeit nicht möglich ist, es gibt nur „Einnahme“, „Ausgabe“ oder „Umbuchung“) oder ich muss die Pfand-Erstattungen auf ein entsprechendes Einnahmen-Konto buchen, z. B. 41050 „Erlöse aus Veranstaltungen steuerfrei“. Da es sich aber nicht wirklich um einen Erlös handelt (mit Pfand macht man schließlich keinen Gewinn), finde ich das ziemlich unpassend. Auf Konto 63040 „Veranstaltungskosten“ kann ich es aus den genannten Gründen aber auch nicht buchen.

Wie macht Ihr das mit Pfand-Erstattungen? Auf welche Konten bucht Ihr das?

Wie ich gerade gesehen habe, gibt es sogar ein Konto 45200 „Erlöse Leergut“, das allerdings dem Wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb zugeordnet ist. Das könnte man zwar anpassen, halte ich aber auch für nicht ganz ideal... Vereinsinterne Veranstaltungen sind doch eher Zweckbetrieb...

[joma]

Nach meinem Verständnis gehört eine wirtschaftliche Tätigkeit die dem satzungsgemäßen Zweck des Vereins dient zum Zweckbetrieb. Jede andere wirtschaftliche Tätigkeit des Vereins gehört zum wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb.
Also gehören z.B. Sommerfeste üblicherweise zum wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb und nicht zum Zweckbetrieb.
Da müsste schon in eurer Satzung stehen, dass der Zweck eueres Vereins darin besteht Sommerfeste und und Weihnachtsfeiern zu veranstalten oder, dass das zumindest im Zweck enthalten.

[SFPfullingen]

Also vereinsinterne Veranstaltungen sehe ich eher im Zweckbetrieb. Es geht schließlich darum, die Gemeinschaft im Verein zu fördern und den Mitgliedern Gelegenheit zu geben, sich privat besser kennenzulernen, nicht um eine Gewinnerzielungsabsicht. Es werden schließlich keine Eintrittsgelder erhoben und die Verpflegung muss auch nicht bezahlt werden. Insofern ist es eigentlich wurscht, ob es Zweckbetrieb oder wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb ist. Mit erstatteten Pfandbeträgen kann man so oder so keinen Gewinn erzielen und alles Andere sind nur Ausgaben...

Die Frage ist also nicht, in welche Sphäre das Ganze gehört, sondern, wie ich es so buchen kann, dass am Ende alle Summen passen? Das Einfachste wäre, wenn ich auf dem Konto „Veranstaltungskosten“ nicht nur Ausgaben, sondern auch Einnahmen aus Pfandrückzahlungen erfassen könnte, die dann entsprechend gezählt werden. Im Grunde funktioniert ja alles, wie es soll, denn das Pfand ist ja keine Ausgabe bzw. Einnahme, sondern nur eine Auslage, die am Ende die Summe der Ausgaben auf den tatsächlichen Verbrauch reduziert. Es müsste eben nur in den Salden korrekt erfasst und nicht unter den Tisch fallen gelassen werden. Wenn ich im Moment alle Einnahmen der Kasse zusammenzähle sind die beiden Pfandbelege in der Summe enthalten. Da sie aber im Programm nicht als Einnahme erfasst werden, tauchen sie im Saldo „Einnahmen“ nicht auf. Genauso bei den Ausgaben. In den erfassten Ausgaben für die Veranstaltungen sind die Gesamtkosten inkl. Pfand enthalten, im Saldo am Ende aber nicht mehr, da das Pfand ja wieder herausgerechnet wird. Ich kann jetzt zwar jedes Mal einen Kommentar unter den Kassenbericht schreiben, einfacher und nachvollziehbarer wäre es aber, wenn die Beträge komplett auch in den Salden auftauchen würden.

[lenilsas]

Moin,
Ich sehe das so, dass es so korrekt ist, wie es momentan ist. Wenn man etwas kauft und dann wieder zurückgibt ist es ja auch keine Einnahme sonder eine Verminderung der Ausgabe. Das kann man auch für das Pfand so sehen, ich kaufe etwas (Pfandflasche) und gebe es dann wieder zurück und bekomme das Geld erstattet.
Grüße
Nils

[joma]

Insofern ist es eigentlich wurscht, ob es Zweckbetrieb oder wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb ist.

Das hier hat jetzt natürlich nichts mit dem Pfand Problem zu tun. Mir ging es hier nur um die Frage von Zweckbetrieb oder Wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb.

Für einen gemeinnützigen Verein ist es nicht egal. Gewinne aus Zweckbetrieb sind steuerfrei, aus Wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb nicht. Natürlich gibt es dann Freigrenzen wie z.B. die Kleinunternehmer Regelung. Aber gemeinnützige Vereine sollten vorsichtig sein wie sie etwas verbuchen, auch wenn jetzt kein Gewinn entsteht.

Siehe z.B. auf https://deutsches-ehrenamt.de/steuern-f ... eb-verein/ . Unter Vereinsfest steht:
Ein gemeinnütziger Verein veranstaltet ein Sommerfest, bei dem Getränke und Speisen verkauft werden. Diese Einnahmen fallen in den wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb und sind steuerpflichtig, da sie nicht unmittelbar den gemeinnützigen Zwecken des Vereins dienen.

Ich würde darum auch entsprechende Ausgaben im Wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb sehen. Ich bin aber kein Steuerberater der das genau sagen kann. Vielleicht kann man es ohne Gewinn Erzielungsabsicht auch im Zweckbetrieb lassen.

[SFPfullingen]

Unter Vereinsfest steht:
Ein gemeinnütziger Verein veranstaltet ein Sommerfest, bei dem Getränke und Speisen verkauft werden. Diese Einnahmen fallen in den wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb und sind steuerpflichtig, da sie nicht unmittelbar den gemeinnützigen Zwecken des Vereins dienen.

Richtig! Wenn Getränke und Speisen verkauft werden, ist es wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb.

Was ich aber geschrieben habe:

Es werden […] keine Eintrittsgelder erhoben und die Verpflegung muss auch nicht bezahlt werden.

Unser „Sommerfest“ heißt offiziell auch „Sommerspieleabend“, d. h. es findet das ganz normale Vereinsleben statt (Schach spielen) und nebenher wird gegrillt und es gibt Getränke. Die Verpflegung wird vom Verein gestellt und eben nicht verkauft. Gleiches gilt für die Weihnachtsfeier: Sie ist der Rahmen z.B. für Ehrungen und Preisverleihungen (Vereinsmeister, Freizeitpokal, Pokal- und Medaillenverleihung an die besten Jugendspieler des vergangenen Jahres). Dazu gibt es einen Jahresrückblick in Bild und Ton und verschiedene Spiele (Schachlotto,…). Auch hier wird die Verpflegung vom Verein gestellt und nicht verkauft.

Alles in Allem gehört das für mich schon in den Zweckbetrieb, denn der soziale Zusammenhalt ist – wie ich finde – ein zentraler Aspekt eines Vereinslebens und Feiern gehören irgendwie dazu. Da alle Mitglieder (auch Fördermitglieder) zu diesen Veranstaltungen eingeladen sind und gerne daran teilnehmen, ist es auch keine besondere Zuwendung an einzelne Mitglieder, was sicher der Satzung widerspräche und unzulässig wäre. Außerdem ist das besagte Konto „Veranstaltungskosten“ per Voreinstellung der Sphäre „Zweckbetrieb“ zugeordnet, während „Erlöse Leergut“ im Wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb zu finden ist. Das finde ich in der Tat etwas seltsam! Allein schon das Wort „Erlöse“ finde ich im Zusammenhang mit Pfand fragwürdig. Wenn ich Getränke inkl. Pfand verkaufe und es kommt nur ein Teil davon zurück, ok, dann mag das ein Erlös sein. Ansonsten ist Pfand – wenn man so will – eher ein zinsloses Darlehn an den Getränkehändler, aber kein „Erlös“ im eigentlichen Sinn.

Insofern wäre es schon vernünftig und richtig, die Pfand-Rückgaben ebenfalls auf das Konto „Veranstaltungskosten“ buchen zu können, denn dann bleibt auf diesem Konto am Ende tatsächlich nur der Betrag übrig, den der Inhalt der Pfandflaschen gekostet hat. Leider wird eine „Einnahme“ auf diesem Konto aber eben nicht als Einnahme erfasst, sondern eher als „negative Ausgabe“. Das Ergebnis ist, dass das Saldo von Einnahmen und Ausgaben zwar stimmt, aber in der Summe der Einzelbuchungen, die Pfandbeträge sowohl auf der Haben-Seite (Einnahmen) als auch auf der Soll-Seite (Ausgaben) „zu viel“ sind (weil sie in den Ausgabebelegen und als Pfand-Rückgaben [Einnahme] in der Buchungsliste enthalten sind, im Saldo aber gegenseitig herausgerechnet werden).

Daher zum Einen meine Frage, wie andere Nutzer mit Pfandbuchungen umgehen und zum Anderen, ob es nicht möglich wäre, wenigstens dieses Konto gleichzeitig als Einnahme- und Ausgabekonto definieren zu können, damit die Pfand-Belege korrekt als Minderung der Ausgaben gebucht, aber gleichzeitig als Einnahme erfasst werden können (denn eine Einnahme sind sie ja, schließlich fließt das Geld in die Kasse zurück, es ist in diesem Fall nur kein klassischer Erlös...).