Wie fange ich an

[Preussen]

Hallo zusammen,

da ich vor kurzem die Mitgliederverwaltung für ca. 220 Mitglieder übernommen habe bin ich auf JVerein gestossen da die bisherige Verwaltung über eine Exceltabelle lief und sehr sehr umständlich, aufwändig und fehleranfällig war.
Überzeugend ist:

1. Java-Plattform
2. Verzahnung Mitgliederverwaltung + Banking Programm

Natürlich haben sich direkt einige Fragen aufgedrängt die ich auch nicht mit dem Wiki klären konnte.

Die Datenübernahme aus der Exceltabelle habe ich mit etwas probieren und anpassen super hinbekommen, auch das Sparkassenkonto habe ich erfolgreich eingerichtet. Jetzt ergeben sich natürlich direkt einige Szenarien.

1. Altmitglieder ohne Rückstände
2. Neumitglieder bisher ohne Lastschrifteinzug aber mit einmaliger Aufnahmegebühr und eimaliger Einzellastschrift danach Sammellastschrift
3. Altmitglieder mit Rückständen
4.Mitglieder mit SEPA Einzugsermächtigung
5. Mitglieder ohne SEPA-Einzugsermächtigung
6. Umsätze der Sparkasse in Hibiscus

hier die Fragen:

1. Kann ich die vorhandenen Umsätze des Sparkassenkontos filtern und dem jeweiligen Mitgliedskonto zuordnen sodass ich einen echten Bestand bekomme?
2. Oder kann ich zumindestens den aktuellen Bestand manuell eintragen sodass beim nächsten Abrechnungslauf richtig gerechnet wird?
3. Wie muss ich die Mitgliedsbeiträge in der Beitragsgruppe eintragen? Monatsbetrag, Halbjahresbetrag oder Jahresbetrag Wenn die Abbuchungen halbjährlich stattfinden?
4. Wie muss ich die Mitgliedsbeiträge in der Beitragsgruppe eintragen damit Neumitglieder anteilig richtig berechnet werden bei erster Lastschrift incl. Aufnahmegebühr?
5. Werden in Zukunft Umsätze automatisch von Hibiscus nach JVerein übernommen wenn Namen übereinstimmen?

Ich belasse es bei diesen Fragen und hoffe das Ihr mir weiter helfen könnt. Wenn ich eure Hilfe bei den oben gestellten Fragen erfolgreich umsetzen kann werden mit Sicherheit noch 1-2 Fragen dazu kommen.

Einen sonnigen Mittwoch noch.

Gruß aus Duisburg

Harry

[DIG]

Hally Harry,

beim Umstieg bin ich seinerzeit so vorgegangen:

1. Den Jahresabschluss für das letzte Jahr noch mit der alten Lösung gemacht
2. Die Mitgliederadressen importiert, die Bankkonten und Buchungsklassen etc. eingerichtet
3. Allen Buchungen aus dem Vorjahr irgendeiner Buchungsklasse zugeordnet und einen Jahresabschluss gemacht, danach die Anfangssalden für das laufende Jahr kontrolliert und ggf. korrigiert
4. Bei allen Mitgliedern mit Beitragsrückständen aus dem Vorjahr diese einmalig als Zusatzbeitrag erfasst.
5. Den Abrechnungslauf fürs laufende Jahr machen; die dabei entstandenen Lastschrift nur an die Bank geben wenn nicht bereits mit der Altsoftware erfolgt
6. Sämtliche Buchungen fürs laufende Jahr korrekt eingeben bzw. vom Bankkonto automatisch angelegte Buchungen entsprechend geändert und den Mitgliedskonten zugeordnet. Am Ende hatte ich aktuelle, stimmige Salden auf den Mitgliedskonten

Zu Deiner Frage 5: Die Umsätze werden stets automatisch von Hibiscus nach JVerein übernommen, die Zuordnung eines (übernommenen) Umsatzes zum Mitgliedskonto musst Du immer händisch machen (dabei werden Dir anhand des Namens im Umsatz passende Mitgliederkonten vorgeschlagen).

[Preussen]

Hallo DIG,

danke für deine Antwort.
D.h. also für mich wenn, ich das Girokonto mit JVerein verknüpft habe muss ich auf jede einzelne Buchung gehen und im darauffolgenden Dialog auf Mitgliedskonto die "3..." anklicken. In dem nun folgenden Fenster erscheint ein Mitgliedskonto nur wenn ich auf den Reiter "Soll und Ist" wechsele, und dann alles abspeichern. das Ergebnis im Mitgliedskonto sind dann wie folgt aus.

Mitgliedskonto.jpg (101.76 KiB) 3602 mal betrachtet

Der in dem Mitgliedskonto bestehende Fehlbetrag, wird dieser bei dem nächsten Abrechnungslauf mit gerechnet oder muss ich den per Zusatzbeitrag extra eingeben? Und eigentlich hat das Mitglied einen Fehlbestand von 51,00€ LS-Rücklauf + 3,00€ Bankgebühr.

Danke und Gruß aus Duisburg

Harry