Auslagen mit Beitrag verrechnen

[SFPfullingen]

Hallo Forum,

eines unserer Mitglieder lässt seine Fahrtkosten mit dem Mitgliedsbeitrag verrechnen. Im letzten Jahr hat er dadurch einen „Überschuss“ erzielt, d.h. die Fahrtkosten waren höher als der Mitgliedsbeitrag. Die Fahrtkostenabrechnung habe ich auf ein separates Konto gebucht, das ich extra für diesen Zweck für durchlaufende Posten eingerichtet habe. Dieses Konto existiert somit nur virtuell, während die Bar-Kasse natürlich real existiert. Im Mitgliedskonto habe ich zu dieser Buchung eine Soll-Buchung in Höhe des regulären Mitgliedsbeitrags ergänzt, sodass in diesem Konto jetzt ein entsprechendes Guthaben vorhanden ist. Mein Problem ist jetzt nur, dass dieses Ausgleichskonto noch die volle Summe der Fartkostenabrechnung enthält und ich nicht weiß, wie ich den im Grunde schon gebuchten Mitgliedsbeitrag davon abziehen soll? Ich habe es schon mit einer Split-Buchung probiert, aber das hat auch so nicht funktioniert. Vermutlich habe ich dabei etwas falsch gemacht, weiß aber leider nicht was???

Wie müsste der korrekte Buchungsablauf dabei laufen? Hat jemand vielleicht ähnliche Vorgänge im Verein und wie löst Ihr das Problem?
Brauche ich überhaupt so ein virtuelles Ausgleichskonto oder kann man das Konto im Buchungsdialog auch freilassen?

Danke schon mal im Voraus.

[joma]

Hallo,
so ganz habe ich dein bisheriges Vorgehen noch nicht verstanden. Ich nehme mal an, du buchst auf dem Durchlaufkonto eine Ausgabe in der Höhe der Fahrtkosten mit einer Buchungsart für Fahrtkosten und gleichzeitig eine Einnahme in gleicher Höhe mit der Buchungsart für Beiträge. Die Einnahme wird der Sollbuchung des Mitglied zugewiesen. Das Durchlaufkonto ist ausgeglichen. Das Mitglied zahlt den Rest auf ein Geldkonto und der wird auch der Sollbuchung zugewiesen. Die ist dann auch ausgeglichen.

Für dein aktuelles Problem würde ich zwei Lösungen sehen, wobei ich die zweite davon nehmen würde.

Eine Möglichkeit wäre auf dem Durchlaufkonto nur eine Ausgabe in der Höhe des Beitrags zu erzeugen und auch die Einnahmen Buchung in dieser Höhe. Diese wird zugewiesen. Die Sollbuchung beim Mitglied ist ausgeglichen und auch das Durchlaufkonto. Der Rest der Fahrtkosten wird ja an das Mitglied überwiesen und ist dort dann als Ausgabe vorhanden. Damit wird genau der Mitgliedsbeitrag als Einnahme verbucht und die kompletten Fahrtkosten als Ausgabe.

Der einfachere Weg wäre hier aber nichts auf dem Durchlaufkonto zu verbuchen. Der Rest der Fahrtkosten wird dem Mitglied überwiesen. Diese Buchung auf dem Geldkonto splittest du dann. Einmal in eine Einnahme in Höhe des Mitgliedbeitrags und eine Ausgabe für Fahrtkosten. Letzter Betrag entspricht ja dann den gesamten Fahrtkosten. Die Haupt und Gegenbuchung heben sich gegenseitig auf. Die Einnahmen Buchung weist du der Sollbuchung zu. Die ist ausgeglichen und dein Geldkonto stimmt auch.

[joma]

Brauche ich überhaupt so ein virtuelles Ausgleichskonto oder kann man das Konto im Buchungsdialog auch freilassen?

Für eine ordentliche Buchführung solltest du keine Tricks machen sondern sauber auf Konten buchen.
Du hast ja hier Fahrtkosten, auch wenn sie verrechnet werden. Diese müssen in der EÜR (Buchungsklassensaldo) als Ausgaben auftauchen, genauso wie die verrechneten Beiträge als Einnahmen.

[SFPfullingen]

Hallo @joma und danke für die Antworten.

Dem Mitglied wurde noch nie ein Überschuss zurück gezahlt, sondern als Guthaben für das Folgejahr zurück gelegt (falls die Fahrtkosten dann geringer sind als der Beitrag). Es fließt ja auch kein „richtiges“ Geld, sondern es gibt nur eine Abrechnung der Fahrtkosten...

Meine Vorgängerin hat die komplette Buchführung mit Excel gemacht, deswegen weiß ich leider nicht, wie sie damit genau umgegangen ist. Der Einfachheit halber habe ich jetzt den kompletten Betrag der Fahrtkosten als Mitgliedsbeitrag gebucht und bei dem betreffenden Mitglied eine Sollbuchung in Höhe des regulären Beitrags ergänzt. Das Mitgliedskonto steht jetzt entsprechend leicht im Plus, der Gesamtbetrag der Abrechnung erscheint aber als Guthaben auf dem extra eingerichteten Konto, da man ohne Konto leider keine Buchungen anlegen kann. Deswegen kann ich auch kein Bankkonto und auch nicht die Bar-Kasse dafür nutzen. Ich weiß nur noch nicht, wie ich die Beträge sauber zuordne. Vielleicht muss ich das noch mal anders angehen, so wie Du es beschrieben hast...

[SFPfullingen]

noch als Ergänzung: ich habe den Job des Schatzmeisters erst dieses Jahr übernommen und die gesamte Mitgliederverwaltung und Buchführung in jVerein etabliert. Den letzten Abrechnungslauf hat meine Vorgängerin noch mit einem anderen Programm erledigt, das aber aus verschiedenen Gründen nicht mehr nutzbar ist. Insofern gab es bisher noch keinen Abrechnungslauf und die Sollbuchung für dieses Mitglied musste ich manuell anlegen.

[joma]

Hallo @joma und danke für die Antworten.

Dem Mitglied wurde noch nie ein Überschuss zurück gezahlt, sondern als Guthaben für das Folgejahr zurück gelegt (falls die Fahrtkosten dann geringer sind als der Beitrag). Es fließt ja auch kein „richtiges“ Geld, sondern es gibt nur eine Abrechnung der Fahrtkosten...

Meine Vorgängerin hat die komplette Buchführung mit Excel gemacht, deswegen weiß ich leider nicht, wie sie damit genau umgegangen ist. Der Einfachheit halber habe ich jetzt den kompletten Betrag der Fahrtkosten als Mitgliedsbeitrag gebucht und bei dem betreffenden Mitglied eine Sollbuchung in Höhe des regulären Beitrags ergänzt. Das Mitgliedskonto steht jetzt entsprechend leicht im Plus, der Gesamtbetrag der Abrechnung erscheint aber als Guthaben auf dem extra eingerichteten Konto, da man ohne Konto leider keine Buchungen anlegen kann. Deswegen kann ich auch kein Bankkonto und auch nicht die Bar-Kasse dafür nutzen. Ich weiß nur noch nicht, wie ich die Beträge sauber zuordne. Vielleicht muss ich das noch mal anders angehen, so wie Du es beschrieben hast...

Ich glaube du machst das nicht ganz richtig. Auch wenn kein Geld fließt hat dein Mitglied Fahrtkosten gehabt und es ist ja auch Beiträge schuldig. Darum denke ich, dass du auf dem extra Konto eine Ausgabe für die Fahrtkosten erstellen musst. Dann ist das Konto ausgeglichen und die Fahrtkosten tauchen als Ausgabe auf.

Bei dieser Vorgehensweise sollte sich ja das gleiche Buchungsklassensaldo ergeben als wenn du die Fahrtkosten tatsächlich von einem Geldkonto überwiesen hättest und das Mitglied den Beitrag auf dieses Konto einzahlt.
Auch wenn das nur virtuell passiert musst du beide Buchungen machen. Einfach als Ersatz für verrechneten echten Buchungen.

[SFPfullingen]

So ist es wohl richtig @joma. Danke. Ich habe den Betrag jetzt einmal komplett als Mitgliedsbeitrag erfasst (mit dem Überschuss als Guthaben fürs Folgejahr). Als Gegenkonto, von dem das Geld „eingezahlt“ wurde, habe ich mein Extra-Konto verwendet und auf dieses eine zweite Buchung als Ausgabe „Fahrtkosten“ gebucht. Damit ist dieses Konto am Ende des Jahres wieder ausgeglichen und das Mitglied behält sein Guthaben für den kommenden Beitrag. Ich hoffe, so geht es und das FA kann es nachvollziehen...