In unserem Verein haben wir zu diesem Jahreswechsel mehrere Umstellungen gehabt. Most notably, wir haben JVerein eingeführt
Außerdem haben sich die Mitgliedsbeiträge geändert, und wir wollen nun monatlich per Lastschrift einziehen (bisher haben alle per Überweisung gezahlt).
Nun gibt es einige Mitglieder, die versehentlich noch Mitgliedsbeiträge für verschiedene Zeiträume 2018 (für einen Monat, ein Quartal oder das ganze Jahr) überwiesen haben, allerdings in höhe der alten Beiträge.
Meine Frage ist nun: Gibt es eine Möglichkeit, dies bei der Abrechnung automatisch zu verrechnen? Ich kann mir vorstellen, dass ich Sollposten für die Mitgliedsbeiträge anlegen muss, denen ich dann die (nun betragsmäßig zu geringen) eingegangenen Buchungen zuordne. Ich weiß aber nicht, wie ich das genau machen kann, sodass nachher bei den Lastschriften der korrekte Fehlbetrag herauskommt.
ist das Ausbleiben eine Antwort so zu verstehen, dass die vorliegende Situation nicht in JVerein abgebildetet werden kann? Oder hat einfach nur noch niemand geantwortet?
Es würde mir schon helfen zu wissen, falls diese Verrechnung so nicht möglich ist.
deinen Fall hatte ich noch nie, daher kann ich dir nur mit Ideen zur Seite stehen.
Ob sie funktionieren kann ich dir nicht sagen, daher würde ich dir empfehlen diese auszuprobieren (mit einer Kopie deines Vereins, in dem am besten nur du drin bist und mit Centbeträgen, das reicht ja zum Verstehen des Systems).
Sind auch etwas aufwändig, von daher a) nicht für Dauer und b) nicht für viele Mitglieder geeignet.
Im Beispiel: Beitrag 10€, schon bezahlt 6€, offen 4€.
Idee 1:
1. Abrechnungslauf (Ausgabe Datei oder Hibiscus)
-> Soll und Ist werden entsprechend Beitragsmodell automatisch generiert (10€)
2. Bearbeiten des Ist Betrag auf den noch offenen (4€)
3. Zuweisen des bereits bezahlten Betrags (6€), somit stimmt die Summe im Mitgliedskonto wieder
4. Bearbeiten des SEPA-XML bzw der Sammellastschrift in Hibiscus (was dir lieber ist bzw. je nachdem ob du Ausgabe in Datei oder Hibiscus machst), sodass nur die 4€ eingezogen werden
Die Punkte 2 und 3 sind schätzungsweise nur nötig, wenn du mit den Mitgliedskonten arbeitest. Ich verwende die nicht, bzw. mir wäre es egal, dass dort statt 6+4 10 drin steht. Solange das also nicht zu Fehlverhalten führt kannst du dir überlegen dies weg zu lassen.
Bei dieser Herangehensweise wirst du wohl in Probleme laufen, was die Summen auf deinem Konto angeht, ggf. musst du auch die Buchung und Gegenbuchung zum Abrechnungslauf in Summe dann bearbeiten bzw. die Einzelbuchungen zu den jeweiligen Mitgliedern in der Buchführung
Idee 2:
1. Anlegen einer / mehrerer neuer Beitragsgruppen mit den entsprechenden Fehlbeträgen (hier 4€)
2. Zuweisen zu den entsprechenden Mitgliedern
3. Abrechnungslauf, Einreichen,...
4. Ändern der Beitragsgruppen auf zukünftigen Wert (10€)
5. manuelles Erstellen der Soll-Beträge für bereits bezahltes (6€)
6. Zuordnen der bereits bezahlten Ist-Beträge
Punkte 5 und 6 wären für mich persönlich erneut überflüssig, siehe oben.
Idee 3:
1. Anlegen der Gruppe Beitragsfrei (0€)
2. Zuweisen der Gruppe zu allen, die schon einen Teil bezahlt haben
3. Anlegen der Differenzen im jeweiligen Mitgliedskonto als Zusatzbetrag (?) (4€)
4. Abrechnungslauf für Beitrag und Zusatzbetrag, einreichen,...
5. Ändern der Beitragsgruppen auf zukünftigen Wert (10€)
6. Erstellen von Soll und Ist-Buchung zu den bereits gezahlten Beiträgen
(zu 6. weißt du ja, wäre mir egal aber der Vollständigkeit halber)
Die Ideen 2 und 3 wären wohl meine Favoriten, da hier nicht in die Integrität des Systems durch nachträgliche Manipulation eingegriffen wird. Vor allem bei vielen unterschiedlichen Werten würde ich vermutlich zum 3. Lösungsversuch tendieren.
Hoffe dir wenigstens etwas weitergeholfen zu haben.
da kommt mir noch eine Idee (Nummer 4):
1. Erstellen einer Samelüberweisung mit Hibiscus, in der du alle falsch bezahlten Beiträge zurück überweist
2. Ausführen der Überweisung, Übernahme in Jverein, Zuweisung zur selben Beitragsart wie die Eingänge (vermutlich Mitgliedbeiträge o.ä.)
3. Abrechnungslauf wie üblich
Falls du das deinen Mitgliedern zumutest vermutlich die einfachste Variante.
