JVerein

Hallo zusammen,

Unsere Mitglieder haben unterschiedliche Zahlungszyklen – monatlich, vierteljährlich, halbjährlich oder jährlich. Die Beiträge sind individuell festgelegt und werden per Überweisung auf unser Vereinskonto gezahlt. Um die Beitragssollstellungen zu erzeugen, arbeite ich regelmäßig mit dem Abrechnungslauf.

Das Problem:

Wenn ich im Abrechnungslauf z. B. den Modus „monatlich“ einstelle, wird für jedes Mitglied eine monatliche Sollbuchung erstellt – soweit verständlich.

Wenn ich jedoch den Modus „Jahres-, Halbjahres-, Vierteljahres- und Monatsbeiträge“ wähle, erwarte ich, dass das System die jeweiligen Zyklen der Mitglieder berücksichtigt. Stattdessen werden trotzdem nur Monatsbeiträge erzeugt – unabhängig davon, ob das Mitglied z. B. jährlich zahlt.

Das ist funktional zwar kein direktes Problem, aber es wirft zwei Fragen auf:

Kann das System die Sollbuchungen gemäß dem beim Mitglied hinterlegten Zahlungszyklus (jährlich, vierteljährlich usw.) erzeugen?

Wird eine bereits geleistete Vorauszahlung automatisch über die kommenden Monate hinweg angerechnet, sodass diese Sollbuchungen nicht mehr als offen erscheinen?

Konkretes Beispiel:

Ich bin selbst als Mitglied mit einem monatlichen Beitrag von 5 € im System eingetragen, habe aber am 11.04. einen Gesamtbetrag von 60 € für das ganze Jahr überwiesen.

Im System führe ich die Abrechnungsläufe monatsweise durch. Für den Januar habe ich z. B. den Abrechnungslauf mit Fälligkeit 01.01. und Stichtag 31.01. erstellt. Ich ordne meine Zahlung vom 11.04. rückwirkend diesem Januarlauf zu, was problemlos funktioniert: Das System erkennt 5 € als gezahlt, zieht sie vom Gesamtbetrag ab, und es verbleiben 55 € – soweit alles in Ordnung.

Beim nächsten Abrechnungslauf für Februar (Fälligkeit 01.02., Stichtag 28.02.) wird aber die bereits im April gezahlte Summe nicht mehr automatisch angerechnet. Es wird wieder eine offene Sollbuchung erzeugt – obwohl ja eigentlich noch genug Guthaben vorhanden ist.

Meine Vermutung:
Könnte es sein, dass der Zeitpunkt der Zahlung (11.04.) in Verbindung mit dem Stichtag/Fälligkeitsdatum des jeweiligen Abrechnungslaufs eine Rolle spielt? Also dass das System beim Februar-Abrechnungslauf (Stichtag 28.02.) die Zahlung vom 11.04. nicht „sehen“ kann, obwohl sie nachträglich dem Januar zugeordnet wurde?

Ich teste das noch weiter, aber ich würde gerne wissen, ob andere ähnliche Erfahrungen gemacht haben oder ob ich hier vielleicht etwas falsch einstelle.

Meine Fragen an die Community:

Gibt es eine Möglichkeit, den Abrechnungslauf so zu konfigurieren, dass er sich automatisch am Zahlungsrhythmus des Mitglieds orientiert (z. B. nur vierteljährliche Sollbuchungen für vierteljährlich zahlende Mitglieder)?

Wie kann ich erreichen, dass bereits im Voraus gezahlte Beträge automatisch auf kommende Sollbuchungen angerechnet werden – und das auch in der Übersicht der Sollbuchungen korrekt erscheint?

Hängt das beschriebene Verhalten eventuell mit dem Stichtag/Fälligkeitsdatum des jeweiligen Abrechnungslaufs zusammen – also ob eine spätere Zahlung nur bis zu einem bestimmten Zeitpunkt berücksichtigt wird?

Gibt es eventuell eine Einstellung oder einen Workaround, mit dem sowohl der Zahlungszyklus als auch eine Vorauszahlung transparent und korrekt im System abgebildet werden?

Ich hoffe, mein Anliegen ist verständlich erklärt. Ich freue mich sehr über eure Rückmeldungen, Tipps oder Erfahrungen mit diesem Thema!

Viele Grüße

Hallo,

Dein Problem kann ich nicht nachstellen. Wenn ich unter Einstellungen->Abrechnung den Abrechnungsmodus auf "Monatlich mit monntl ..... zu fixen Terminen" stelle, kann ich beim Mitglied festlegen, in welchem Turnus es die Beiträge bezahlt. Bei der Abrechnung wähle ich dann aus, ob nur die Moantsbeiträge oder auch die Jahres und Viertlejahres etc. Beiträge abgerechnet werden sollen. Bei Mitgliedern mit monatlicher Zahlung wird dann der einfache Monatsbeitrag berechnet. Bei Mitgliedern mit Vierteljährlicher Zahlung der 3-Fache etc.

Bei der Abrechnung werden die Fälligen Beiträge, Zusatzbeträge und sekundären Beiträge abgerechnet und Sollbuchungen erstellt. Wenn du nun meherer Buchungen hast, die zu einer Sollbuchung gehören, kannst du diese unter Buchführung->Buchungen über rechtsklick->"Sollbuchung zuordnen" eine Zuordnung vornehmen. Dabei kannst du auch mehrere Buchungen einer Sollbuchung zuordnen.

Grüße
Nils

Hi Nils,

da du es nicht nachstellen kannst, mache ich es mal konkreter.

Also meine Einstellung ist genauso wie deins, weil ich gemerkt habe, dass sonst der Zahlungsrhythmus immer nur Standard-Einstellung bleibt, wenn ich es nicht so einstelle (Außerdem hatte ich das in der Doku so gelesen):


Das funktioniert auch soweit, alle Zahlungsrhythmen sind richtig:


Jetzt mach ich als Beispiel mit meinen ersten beiden Mitgliedern mal weiter ( Rote Markierung ).
Wie du siehst hat der erste einen Zahlungsrhythmus "Jährlich" und der zweite "Monatlich" eingestellt.

Die Zahldaten des ersten Mitglieds sind wie folgt:


Die Zahldaten des zweiten Mitglieds sind wie folgt:


Jetzt starte ich einen Abrechnungslauf mit Modus "Jahres-, Halbjahres-, Vierteljahres- und Monatsbeiträge" für Januar 2025 in der Hoffnung, dass es mir zumindest für den ersten Mitglied die Sollbuchung in einer Zeile akkumuliert für ein komplettes Jahr anzeigt, weil Zahlungsrhythmus "Jährlich". Bei 5 Euro wären es 60 Euro. Das will ich eigentlich so sehen, macht es aber nicht ( By the way: Egal was ich als Fälligkeit und Stichtag einstelle: Es ändert sich nichts )


Sollbuchungen:

( Hier hat sich die Reihenfolge der Mitglieder geändert, ist aber nicht schlimm )

So, die Sollbuchungen werden mir monatlich angezeigt egal welcher "Zahlungsrhythmus" eingestellt ist. Hätte zwar gerne Jahres-, Viertel- und Halbjahresbeiträge gesehen, ist aber nicht weiter schlimm wenn es nicht geht. Dann tue ich eben für jeden Monat einen Abrechnungslauf.

Erste Frage: Was mach ich hier falsch, dass es mir den Beitrag nicht akkumuliert anzeigt sondern alles nur als Monatsbeitrag ?
( Diese Frage ist eine Nice-to-Have Frage )


Ich will aber bei den Sollbuchungen auf jeden Fall sehen, wer noch nicht bezahlt hat.
Wenn ich jetzt Sollbuchung zuordne verschwindet ja der Eintrag bei den Sollbuchungen, was auch so sein soll. Das ist sehr gut.

Beide Mitglieder haben direkt ihre Beiträge für ein ganzes Jahr beglichen unabhängig von ihren Zahlungszyklen und ich ordne diese Buchungen den entsprechenden Sollbuchungen hinzu und die Einträge verschwinden auch ordnungsgemäß:

Erstes Mitglied - Sollbuchung Zuordnung:






Zweites Mitglied - Sollbuchung Zuordnung:






So, wie man jetzt sieht, sind die Sollbuchungen nun leer, weil zugeordnet, weil jedes Mitglied hat bezahlt, sogar überbezahlt weil sie Jahresbeitrag direkt bezahlt haben statt Monatsbeitrag.


Bis hierhin ist die Welt in Ordnung .


Wenn ich aber nun für den Februar 2025 zweiten Lauf starte, erkennt die Software nicht, dass diese Beiträge bereits bezahlt wurden, wegen der Überzahlungen:



Meine Erwartung ist nun unter Sollbuchungen darf kein Eintrag sein, weil Zahlungseingang für den Januar mit einer Überzahlung eingangen ist .

Unter den einzelnen Mitgliedskonten werden diese aber ordnungsgemäß abgerechnet:




Ich will aber nicht bei jedem Mitglied einzeln rein, um nachzuschauen, wer bezahlt hat oder nicht. Das wäre viel zu umständlich.

Meine Vermutung war, dass das Problem deswegen auftritt, weil ja die Zahlungen in April und Mai eingegangen ist. Das hat sich immer schnell widerlegt. Ich habe das selbe Spielchen nämlich auch von April bis Juni gemacht.

Es identifiziert einfach nicht, dass hier Beiträge bereits bezahlt wurden und ja man kann zwar einer Sollbuchung mehrere Buchungen hinzufügen aber eine Buchung kann ich nicht mehreren Sollbuchungen hinzufügen .

Zweite Frage: Was mach ich hier falsch und wo liegt das Problem ?

Ich hoffe auf eine Lösung dieses Problems, weil die Sollbuchungen Menü oder Tab gibt mir schnell eine Übersicht wer noch nicht bezahlt hat.

Dritte optionale Frage: Gibt es eine andere Möglichkeit vielleicht um sehen zu können, wer seinen Beitrag noch nicht bezahlt hat ?

Vielleicht bin ich ja auch mit meinem Ansatz falsch und Abrechnungsläufe/Sollbuchungen sind gar nicht dafür gedacht. Das kann sein, weiß ich halt nicht.

Ich bedanke mich sehr

Schöne Grüße
Yusuf

Hallo,
Es ist schon so, dass ein Abrechnungslauf immer für sich alleine ist. Es wird hier nichts mit bereits bestehenden Buchungen und Sollbuchungen verglichen bzw. verrechnet.
In deinem Fall der Überzahlung mache ich es immer so, dass ich aus der eingegangen Zahlung eine Splittbuchung mache und diese in die einzelnen Soll-Zahlungen aufsplitte. Dann kann man jeder Sollbuchung genau die zugehörige Splittbuchungen zuordnen.
Natürlich sieht man so aber nicht gleich ob noch nicht zugewiesene Splittbuchungen existieren und ob das Mitglied aktuell überzahlt hat.
Das könnte man lösen indem man manuell eine Sollbuchung mit Betrag 0€ erstellt und die nicht zugeordneten Splittbuchungen dieser Sollbuchung zuordnet. Dann könnte man sehen, dass das Mitglied aktuell eine Überzahlung hat. Mit jeder neuen Sollbuchung aus dem Abrechnungslauf löst man die Zuordnung einer Splittbuchung von der manuellen Sollbuchung und weist sie der neuen zu. Das kann man dann solange machen bis der manuellen Sollbuchung keine Buchungen mehr zugeordnet sind. Dann kann man sie auch löschen.
Ich hoffe das hilft etwas.
Grüße
Johann

Hallo,
bezüglich deiner ersten Frage habe ich etwas herausgefunden. Man muss zwei Fälle unterscheiden.
Wenn keine individuellen Beiträge verwendet werden, sondern der Beitrag in der Beitragsgruppe steht, dann ist es in diesem Abrechnungsmodell so wie du erwartest. In der Beitragsgruppe ist der Monatsbeitrag und bei jährlicher Zahlung wird mit 12 multipliziert. Das ist auch logisch weil die Mitglieder mit der gleichen Beitragsgruppe unterschiedliche Zahlungsrythmen haben können.
Wenn man aber einen individuellen Beitrag eingibt, dann wird nichts multipliziert, dann wird genau das genommen was eingegeben ist. In deinem Fall musst du also statt den 5€ die 60€ eingeben. Hier ist ja der Beitrag individuell eingegeben und auch der Rhythmus dieses Mitglied bekannt.

Mich wundert auch ein wenig warum du alles mit individuellen Beiträgen machst und nicht die Beiträge in der Beitragsgruppe festlegst. Aber vielleicht haben ja wirklich alle Mitglieder unterschiedliche Beiträge. Wenn es nur wenige unterschiedliche Beiträge gibt würde ich einfach mehrere Beitragsgruppen erstellen.
Grüße
Johann

Hallo,
Nochmals zum Verständnis der Sollbuchung. Ein Abrechnungslauf erzeugt eine Sollbuchung weil zu diesen Zeitpunkt ein Betrag fällig wird. Wenn also das Mitglied schon früher mehr bezahlt hat, dann ändert das nichts daran, dass ein neuer Betrag einen Monat später buchhalterlich wieder fällig wird. Das sind einfach die Fälligkeitstermine und die Beiträge die da planmäßig fällig werden.
Die Zahlungseingänge sind davon unabhängig. Begleicht ein Mitglied mit einer Zahlung mehrere Forderungen dann kann sie mehreren Sollbuchungen zuordnen über den Weg der Splittbuchung, so wie ich beschrieben habe.
Das splitten geht sogar automatisch wenn man im Zuordnungsdialog mehr als eine Sollbuchung auswählt. Dafür müssen die Sollbuchungen schon existieren.
Grüße
Johann

Hi Johann,

vielen Dank für deine Antwort. Ich werde deine Vorschläge mal morgen probieren.

Splitbuchungen habe ich jetzt tatsächlich bei der Aufsplittung auf die einzelnen Monate bzw. Sollbuchungen noch nicht benutzt gehabt.

Ich habe die Splittbuchungen aber in einem anderen Kontext benutzt bzw. ist sogar der gleiche Kontext aber ich dachte diese Abrechnungsläufe machen es automatisch. Manche Mitglieder überweisen zb. Spende & Mitgliedsbeitrag in einem zusammen. Hier musste ich es dann bisher aufsplitten.

Für die Mitgliedsbeiträge kann ich es nochmal mal versuchen.
Ich wusste jetzt tatsächlich auch nicht, dass man beim Zuordnen mehrere Sollbuchungen auswählen kann und es automatisch aufsplittet usw.
Das war mir neu, danke für diese Info.

Die Beitragsgruppen was du für die erste Frage erwähnt hast, habe ich auch verstanden.
Ich habe aber die Beitragsgruppen ganz am Anfang bewusst auf 0 Euro gelassen, weil bei uns ist es tatsächlich so,
dass jedes Mitglied seinen individuellen Beitrag hat.

Wir haben nur einen Mindestbetrag bei uns in der Wählergemeinschaft, was jeder zahlen sollte und darüber hinaus ist es nach oben offen, wer wie viel einträgt und bezahlen möchte. Das war aber wie gesagt nice-to-have. Ich komme auch mit Monatsbeiträgen klar. Den Rest rechne ich selber.

Vielen Dank für deine Hilfe.

Grüße
Yusuf

Da du ja auch geschrieben hast, dass ein Abrechnungslauf für sich alleine ist ohne jeglichen Vergleich, werde ich vielleicht mal zu sehen, dass ich sowas selber code.

Nach dem nächsten Abrechnungslauf ist es ja zumindest im Mitgliedskonto selbst so, dass es ja direkt sieht wie viel Guthaben das Mitglied noch zur Verfügung hat und rechnet es entsprechend ab. Das müsste eigentlich nur in dem selben Abrechnungslaufprozess dann mit dem neuen zu erstellenden Sollbuchungsposition für dieses Mitglied abgefragt werden , so nach dem Motto:

"Ey Mitglied, hast du für diese zu erstellende Sollbuchung vielleicht Guthaben zur Verfügung ? "

-> Ja bedeutet , ich erstelle keine neue Sollbuchungsposition für dieses Mitglied, weil bereits im Mitgliedskonto abgerechnet.
-> Nein bedeutet, es erzeugt eine neue Sollbuchungsposition.

So habe ich dann quasi verhindert zumindest, dass unnötig Sollbuchungen erstellt werden, die ohne Zahlungseingang rumstehen und ich müsste auch nicht jede Buchung aufsplitten unnötig in 12 Beiträge

Ich muss aber ins Coding mal schauen an welcher Stelle ich es einbauen kann. Das muss definitiv im Abrechnungslauf, nachdem man den Starten-Button gedrückt hat, genau in diesen Prozess rein.

Bei Erfolg gebe ich gerne Bescheid

Du musst aber trotzdem eine Sollbuchungspositionen erzeugen weil eine neue Forderung entsteht, sonst bleibt es ja für immer bei der Überzahlung.
Du erzeugst dann keine neue Sollbuchung sondern fügst die neue Sollbuchungpositionen der Sollbuchung hinzu die noch eine Überzahlung hat.
Falls der Restbetrag nicht passt musst du evtl. den Betrag teilen und einen der bestehenden Sollbuchung hinzufügen, so dass sie ausgeglichen ist und dann eine neue Sollbuchung erzeugen mit der zweiten Sollbuchungposition.
So etwas würde dir wohl helfen.

Allerdings ergeben sich dann Probleme wenn für die Sollbuchung schon Rechnungen erstellt wurden. Dann wurde ja der Betrag in Rechnung gestellt. Dann kannst du nicht mehr nachträglich den Betrag ändern. Da wäre die Buchhaltung inkonsistent. Es geht also nur wenn für die Sollbuchung noch keine Rechnung erstellt wurde.

In deinem Fall gäbe es aber noch eine einfachere Lösung.
Wenn das Mitglied trotz monatlicher Zahlweise den ganzen Jahresbeitrag gezahlt hat, dann kannst du ihn ja temporär auf jährliche Zahlweise umstellen. Dann wird er in diesem Jahr nicht mehr abgerechnet.
In der bestehenden Sollbuchung änderst du in der Sollbuchungposition den Betrag auf den Jahresbetrag. Nach der Zuweisung der Buchung ist das Mitglied ausgeglichen.
Solltest du schon mehrere monatliche Sollbuchungen haben, machst du das mit einer davon und löscht die anderen.
Im nächsten Jahr musst du halt klären ob das Mitglied weiter jährlich zahlen will oder doch monatlich.