Abrechnung & Monatlicher Einzug von Mitgliedsbeiträgen

[abx]

Schönen guten Abend,

erstmal ein großen Kompliment und Dank an die Entwickler für dieses schöne Stück Software!

Bisher haben wir unseren Verein mit LibreOffice calc-Tabellen, base-Datenbanken und Onlinebanking verwalten. Jetzt soll alles auf JVerein umgestellt werden.

Reales Beitragsmodell des Vereins:
Unsere Mitglieder zahlen einen monatlichen Mitgliedsbeitrag in selbst gewählter Höhe.
ca. 1/3 überweist den Beitrag monatlich auf das Vereinskonto. Von 2/3 der Mitglieder wird der Beitrag zu jedem Monatsersten per SEPA-Lastschrift eingezogen. Bisher wurden dazu die Dauerlastschriften im Onlinebankingportal der GLS genutzt.

Ziel:
Verwaltung und Abrechnung des Vereins sollen, sozusagen rückwirkend, ab dem 01.01.2016 vollständig in JVerein laufen. Dazu werden die bisherigen Buchungen den Mitgliedern per Hand zugewiesen. Die Dauerlastschriften im Onlinebankingportal sollen aber gelöscht werden und ab dem 1. März sollen dann die Beiträge monatlich aus JVerein als SEPA-Lastschriften eingezogen werden. Ich meine verstanden zu haben, dass es bei HBCI keine Dauerlastschriften gibt, sondern stattdessen monatlich eine SEPA-Lastschrift ausgeführt werden muss.

Ich probiere mal alles Wichtige aufzulisten, was ich dazu schon gemacht:
- Vereinsstammdaten inkl. Gläubiger-ID eingetragen
- Zugang zum Vereinskonto in Hibiscus und automatische Übernahme der Buchungen in JVerein
- Anfangsbestand eingetragen
- Daten der Mitglieder inkl. Kontodaten der per Lastschrift Zahlenden per Import aus csv geholt
- individueller Beitrag sichtbar gemacht
- Da der Beitrag eine beliebige Höhe hat, ist allen Mitgliedern die Beitragsart "Mitgliedschaft" in der Höhe von 0€ zugewiesen. Darüber hinaus ist bei jedem Mitglied ein individueller Beitrag angegeben, der oben erwähnt selbst gewählte Höhe hat.

Schauen wir uns mal ausgewählte Felder eines Beispielmitglieds an, dass gerne per SEPA-Lastschrift monatlich zahlen möchte:
Beitragsgruppe: Mitgliedschaft (--> also die 0€)
Eintrittsdatum: 18.12.2011
individueller Beitrag: 2,00
Zahlungsweg: Basislastschrift
Datum des Mandats: 01.01.2012
Mandatsversion: 1
Sequenz: Erste Lastschrift (ausgegraut)

Wie kann ich jetzt erreichen, dass zum 1.3 und dann monatlich der individuelle Betrag (von im Beispiel 2€) per SEPA-Lastschrift abgebucht wird?
Außerdem ist mir aufgefallen, dass im Reiter Mitgliedskonto "Soll" und "Ist" 0,00 sind.
Ich habe den Verdacht, dass beides mit der Funktion "Abrechnen" zu tun hat. Aber ich habe Angst einfach irgendwelche Abrechnungsläufe zu starten ohne es verstanden zu haben. Nicht, dass am Ende bei Mitgliedern mehrmals abgebucht wird.
Ganz schlau bin ich aus dem Wiki und durch Suche im Forum nicht geworden.

Freue mich auf eure Antworten. Vielen Dank schonmal!
Grüße,
abx

[DIG]

Unsere Mitglieder zahlen einen monatlichen Mitgliedsbeitrag in selbst gewählter Höhe.
ca. 1/3 überweist den Beitrag monatlich auf das Vereinskonto. Von 2/3 der Mitglieder wird der Beitrag zu jedem Monatsersten per SEPA-Lastschrift eingezogen.

Das kriegst Du mit JVerein hin.

Wie kann ich jetzt erreichen, dass zum 1.3 und dann monatlich der individuelle Betrag (von im Beispiel 2€) per SEPA-Lastschrift abgebucht wird?
Außerdem ist mir aufgefallen, dass im Reiter Mitgliedskonto "Soll" und "Ist" 0,00 sind.
Ich habe den Verdacht, dass beides mit der Funktion "Abrechnen" zu tun hat. Aber ich habe Angst einfach irgendwelche Abrechnungsläufe zu starten ohne es verstanden zu haben. Nicht, dass am Ende bei Mitgliedern mehrmals abgebucht wird.

Genau, das Stichwort ist die Abrechnung.
Mit einem Abrechnungslauf werden die Soll-Buchungen auf die Mitgliedskonten geschrieben und ggf. auch die Lastschriften an Hisbiscus übergeben.
Probier das ruhig mal aus: Man kann einen Abrechnungslauf auch wieder löschen. Auch in Hisbsicus kann man (natürlich vor der Übertragung) testweise erzeugte Lastschriften wieder löschen, dann wird auch nichst doppelt abgebucht.
Du wirst monatlich einen Abrechnungslauf vornehmen müssen.

Gruß,
Carsten

[abx]

Hallo Carsten,

danke für die Antwort! Dann werde ich also monatlich einen Abrechnungslauf vornehmen.
Was genau bei diesem Abrechnungslauf passiert habe ich leider auch mit dem Wiki nicht verstanden. Insbesondere die Bedeutung des Stichtags und wie sich der Abrechnungszeitraum ergibt

Jetzt möchte ich aus JVerein die SEPA-Lastschriften für den 1. März starten. Gleichzeitig sollen für alle Mitglieder ihre zuzahlende Mitgliedsbeiträge als SOLL aufgeführt werden - und zwar alle Beiträge seit dem 1.1.2016. So kann ich dann bisherige Überweisungen und über das Onlinebankingportal eingezogene Beiträge den Mitgliedern zuweise. Dann würde ich Folgendes einstellen:
Fälligkeit SEPA: 01.03.2016
Stichtag: ?
...
...
Abbuchungsausgabe: Hibiscus

Die Einstellung Abbuchungsausgabe sorgt dafür, dass die Lastschriften über Hibiscus tatsächlich gebucht werden, oder?
Aber wie ergibt sich der Abrechnungszeitraum? Die Buchhaltung soll ja rückwirkend ab dem 1.1.2016 über JVerein laufen. Also müssen die Mitgliedsbeiträge für Januar und Februar ins SOLL der Mitglieder. Und wandert dann der Mitgliedsbeitrag für März auch ins SOLL? Immerhin muss ja vor März die Lastschrift in Auftrag gegeben werden.
Und wie kontrolliere ich, dass beim Abrechnungslauf nächsten Monat nicht z.B. der Mitgliedsbeitrag von Januar ein weiteres Mal zum SOLL addiert wird?

Unter Administration -> Einstellungen -> Abrechnung habe ich zur Zeit übrigens folgende Einstellungen gewählt
Beitragsmodel: Gleicher Termin für alle
Standard-Zahlungsrhythmus f. neue Mitglieder: monatlich
Zusätzliche SEPA-Vorlaufzeit: 0 Tage
Abrechnungslauf abschließen: [ ] Funktion einschalten

Hintergrund: Der Beitrag soll bei allen Mitgliedern monatlich abgebucht werden. Die Möglichkeit z.B. halbjährlich oder jährlich zu zahlen, bieten wir nicht an.

Danke nochmal
Grüße,
abx

[DIG]

Der Stichtag ist wichtig um festzustellen ob eine Person zu diesem Zeitpunkt ein aktives Mirtglied ist.
Du wirst 3 Abrechnungen machen müssen:

• Die erste Abrechnung mit Stichtag 1.1., Abbuchungsausgabe Datei (und die dann ignorieren), denn die hast Du ja schon auf dem alten Weg eingezogen
• Die zweite Abrechnung mit Stichtag 1.2., Abbuchungsausgabe Datei (und die dann ignorieren), denn die hast Du ja schon auf dem alten Weg eingezogen
• Eine dritte Abrechnung mit Stichtag 1.3. und SEPA-Fälligkeiten 1.3., jetzt mit Abbuchungsausgabe Hisbiscus und in Hibiscus dann wegschicken

Bitte beachte: Wenn Du heute eine Abrechnung (Modus Alle) mit Stichtag+Fälligkeit in der Zukunft machst, dann musst Du für diesen Stichtag noch einen weiteren Abrechnungslauf im Modus eingetretene Mitglieder machen falls bis zum Stichtag noch neue Mitglieder dazukommen.
Einfacher ist es daher die Abrechnung z.B. per 1.3. auch erst am 1.3. zu machen, was allerdings bedeutet dass Du den Geldeingang wegen der SEPA-Vorlagefristen dann erst ein paar Tage später hast.

Und noch zum Verständnis: Bei Lastschrift-Mitgliedern wird im Rahmen der Abrechnung nicht nur eine Soll-Buchung und die Lastschrift generiert sondern auch gleich eine passende Ist-Buchung aufs Mitgliedskonto geschrieben (d.h. Ausgleich).
Mach mal eine Abrechnung, dann siehst Du wie das dann aussieht.

[abx]

Hallo Carsten,

danke nochmal für die erneute Antwort. Ich denke, ich habe das Prozedere jetzt verstanden. Den dritten Abrechnungslauf für März werde ich Mitte des Monats durchführen. Die ersten beiden Abrechnungsläufe, also Stichtag 1.1 und 1.2, habe ich schon gemacht.

Bei allen Mitgliedern, die per Lastschrift zahlen wurden dann eine Art "Dummy-Buchungen" in die Buchungen geschrieben und mit dem Mitgliedern verknüpft. Dadurch waren SOLL und IST in den entsprechenden Mitgliedskonten automatisch ausgeglichen. Dadurch hat sich mir das Problem gestellt, dass
1.) die bisher eingegangenen Zahlungen den Lastschrift-Mitgliedern nicht zugewiesen werden können
2.) zur Ausstellung der Spendenbescheinigungen ja die falschen Daten verbucht wurden. Also das Datum von heute + Vorlauf statt beispielsweise 1. Januar

Deswege habe ich eine vielleicht etwas brachiale Methode angewandt. Bestimmt ist es nicht gedacht JVerein so zu nutzen und man sollte es nur nachmachen, wenn man versteht was passiert. Für mich hats funktioniert:

Diese "Dummy-Buchungen" waren allesamt neuer als die realen Buchungen auf dem Konto (aus Hibiscus). Über LibreOffice Base habe ich Zugriff auf die JVerein-Datenbank, wie hier beschrieben: http://www.jverein.de/wiki/index.php?ti ... reOfficeDB. Aus Base heraus habe ich dann die neusten Buchungen per SQL-Befehl gelöscht:

Code: Alles auswählen

DELETE FROM "JVEREIN"."PUBLIC"."BUCHUNG" WHERE ID > 740

Wobei 740 der letzte Buchungseintrag ist, den ich behalten möchte.

Ergebnis: Alle Mitgliedskonten haben jetzt 0€ IST und ich kann die realen Buchungen auf dem Konto den Mitgliedern zuweisen.
Zum 1.3. sollte dann alles automatisch laufen.

Alternative, saubere Lösung, aber zeitaufwändiger, wäre wahrscheinlich gewesen: Alle Mitglieder auf Zahlungsweg Überweisung zu stellen. Abrechnungen für 1.1 und 1.2 durchlaufen lassen. Anschließend die entsprechenden Mitglieder wieder auf Lastschrift umstellen und zum 1.3. wie gewöhnlich abrechnen.

Grüße,
abx